Przeprowadzka siedziby firmy – jak to zorganizować?

Jeśli już ostatecznie podjęliśmy decyzję o zmianie siedziby firmy i ustaliliśmy umowy najmu czy zakupu nowego lokalu, pierwsze, co powinniśmy zrobić, to poinformować o przeprowadzce naszych współpracowników. Najlepiej jest zwołać zebranie na 2-3 miesiące przed planowaną zmianą tak, aby osoby pracujące w firmie miały czas się do niej przyzwyczaić. Jeśli miejsce, do którego planujemy się przenieść, jest znacznie oddalone od obecnej lokalizacji, musimy również liczyć się z tym, że niektóre osoby mogą złożyć nam wypowiedzenia. Być może znajdą się pracownicy, dla których dojazd do nowego lokum firmy okaże się nieopłacalny lub zbyt czasochłonny.

Poza spotkaniem o charakterze informacyjnym dobrze jest też pokazać zespołowi przyszłą siedzibę, co powinno znacznie ułatwić im perspektywę zmiany. Zaprezentujmy wówczas, jakie walory ma nowe miejsce i jakie korzyści będą płynęły z przeprowadzki. Kiedy już zapoznamy pracowników z decyzją, rozdysponujmy między nimi zadania. Wyznaczmy osoby odpowiedzialne za m.in. koordynowanie pakowania biura, zabezpieczenie cennych rzeczy, pilnowanie dokumentacji firmy, znalezienie odpowiedniej firmy, która z zajmie się transportem i zrealizuje przeprowadzkę. Pamiętajmy, że jedną z najistotniejszych kwestii związanych z przeprowadzką firmy jest dobre oznaczenie pudeł z dokumentami, gdyż to ich powinniśmy pilnować w szczególności.

Powinniśmy uzbroić się w cierpliwość, gdyż najczęściej relokacji biura nie wykonuje się w jeden dzień. Owszem, firma przeprowadzkowa będzie w stanie przewieźć rzeczy tego samego dnia, jednakże zarówno ostatnie dni w starym biurze, jak i pierwsze w tym nowym raczej nie będą świadczyły o najwyższej wydajności pracowników. Dlatego też dobrym momentem do zmiany siedziby firmy jest okres wakacyjny. W tym czasie zazwyczaj jest nieco mniej pracy, w związku z czym i opóźnienia w wykonywaniu zadań nie będą aż tak duże. Dobrze jest również zorganizować się odpowiednio wcześnie, by z pozamykaniem najważniejszych zleceń zdążyć przed przeprowadzką.

Jak już zostało wspomniane, odpowiednie rozdysponowanie zadań pomiędzy pracowników to podstawa. Dlatego też warto zacząć od tego, by na dzień przed transportem każda osoba miała obowiązek spakować swoje stanowisko pracy. Przy odpowiednim oznakowaniu kartonów, pracownik będzie wiedział, gdzie znajdują się jego rzeczy, co powinno znacznie ułatwić mu adaptację w nowym miejscu.

Zważywszy na to, że przeprowadzka biura często wiąże się z transportem sprzętu elektronicznego i innych wartościowych przedmiotów, powinniśmy do pakowania zaopatrzyć się w: folię bąbelkową, taśmę klejącą, folię typu stretch, pudła kartonowe o różnych pojemnościach, styropianowe kulki, gazety bądź materiały do wypełniania wolnej przestrzeni w pudłach.