Urzędy, Instytucje, Firmy i Korporacje
Przeprowadzka firmy może okazać się większym wyzwaniem niż zmiana zamieszkania pojedynczej osoby lub rodziny. Należy gruntownie przemyśleć każdy szczegół, by przeniesienie lokalizacji przedsiębiorstwa wyszło nam na dobre. Pomocny może okazać się wcześniej ustalony i spisany plan, którego będziemy się trzymać.
Przeprowadzka firmy – pracownicy
Przede wszystkim należy z dużym wyprzedzeniem poinformować o zamierzonej przeprowadzce swoich pracowników Niech każdy z nich ma czas do zastanowienia się nad nową sytuacją. Stawianie zespołu przed tym faktem na ostatnią chwilę najprawdopodobniej przysporzy wiele niepotrzebnego zamieszania i stresu. Dobrze jest zorganizować w tej sprawie zebranie, na którym przedstawi się zespołowi powody i przewidywane zalety zmiany lokum. Trzeba również liczyć się z tym, że nie każdemu tak poważna zmiana będzie odpowiadać. Do przeprowadzki warto zaangażować swoich pracowników i podzielić między nimi zadania, wówczas przy dobrze zorganizowanym zespole, całość powinna przebiegać płynnie i bez zastrzeżeń.
Nowa lokalizacja firmy
Dokładne poznanie nowej lokalizacji oraz zastanowienie się nad rozmieszczeniem stanowisk pracy i urządzeń biurowych to oczywistość. Może warto zapoznać swój zespół z nową przestrzenią już dużo wcześniej i przykładowo skorzystać z ich sugestii dotyczących organizacji nowej przestrzeni. Przeprowadzka jest także dobrą okazją do skrupulatnego przejrzenia wyposażenia firmy. Może się okazać, że część sprzętu nadaje się już tylko do utylizacji i nie opłaca się go przewozić. Jeśli planujemy skorzystać z usług firmy przeprowadzkowej, co w przypadku zmiany lokalizacji przedsiębiorstwa może okazać się wskazane, zacznijmy szukać wykonawcy z minimum dwumiesięcznym wyprzedzeniem.
Zabezpieczenie mienia firmy
Każdy ze sprzętów należy dobrze zabezpieczyć, a demontażem mebli niech najlepiej zajmie się firma przeprowadzkowa. Cenny sprzęt elektroniczny będzie wymagał od nas większej staranności przy pakowaniu, dlatego już wcześniej warto zakupić folię bąbelkową, rolki
taśmy klejącej, folię typu stretch, pudła kartonowe o różnych pojemnościach, styropianowe kulki bądź stare gazety do wypełnienia wolnych przestrzeni w pudłach. Co jednak istotniejsze, to kontrola nad niezbędnymi dla firmy dokumentami. Należy je dokładnie opisać
i odpowiednio spakować, w innym przypadku sami sobie przysporzymy sporo problemów. Czasami może zaistnieć konieczność, aby niektóre z nich przewieźć w specjalnych, zaplombowanych opakowaniach.
Termin przeprowadzki
Myśląc o terminie przeprowadzki, musimy mieć na uwadze to, że zmiana lokum oznacza najczęściej przestój w pracy firmy. Nie ma się co łudzić, że dopilnujemy całości w jeden dzień, a w nowym miejscu już pierwszego dnia wszyscy będą funkcjonować tak jak
dotychczas. Dobrym pomysłem na relokację wydaje się więc np. okres wakacji. Należy też uważać na terminy projektów, do których wykonania się zobowiązaliśmy. Lepiej, żeby deadline nie wypadał akurat w czasie, gdy musimy pakować zawartość swoich biurek.
Jak przygotować się do przeprowadzki firmy?
Przygotowanie się do przeprowadzki firmy to kluczowy element, który wpłynie na jej przebieg i efekt. Aby przygotować się do przeprowadzki firmy, warto:
– Zrobić inwentaryzację sprzętu i mebli – warto spisać i oznaczyć wszystkie przedmioty, które mają być przewiezione, a także zdecydować, co zostanie w starym miejscu, a co trafi do nowego. Można także zrobić zdjęcia sprzętu i mebli, aby ułatwić ich identyfikację i ustawienie w nowym miejscu.
– Zaplanować układ nowego biura – warto przygotować plan nowego biura i ustalić, gdzie mają być umieszczone poszczególne stanowiska pracy, sprzęt i meble. Można także zaznaczyć na planie miejsca, gdzie mają być podłączone instalacje elektryczne, telefoniczne i internetowe.
– Poinformować pracowników i klientów – warto poinformować pracowników o terminie i szczegółach przeprowadzki, a także poprosić ich o pomoc w pakowaniu i zabezpieczaniu swoich rzeczy. Ponadto warto poinformować klientów o zmianie adresu i numerów kontaktowych, a także o ewentualnych przerwach w dostawie usług lub towarów.
– Zorganizować pakowanie i zabezpieczenie sprzętu – warto zlecić firmie przeprowadzkowej pakowanie i zabezpieczenie sprzętu i mebli, lub zrobić to samodzielnie, jeśli firma tego nie oferuje. Warto używać odpowiednich materiałów, takich jak kartony, folia bąbelkowa, taśma klejąca czy worki foliowe. Ważne jest także, aby oznaczyć każde opakowanie według jego zawartości i przeznaczenia.
