Urzędy, Instytucje, Firmy i Korporacje
Przeprowadzka firmy może okazać się większym wyzwaniem niż zmiana zamieszkania
pojedynczej osoby lub rodziny. Należy gruntownie przemyśleć każdy szczegół, by
przeniesienie lokalizacji przedsiębiorstwa wyszło nam na dobre. Pomocny może okazać się
wcześniej ustalony i spisany plan, którego będziemy się trzymać.
Przede wszystkim należy z dużym wyprzedzeniem poinformować o zamierzonej
przeprowadzce swoich pracowników Niech każdy z nich ma czas do zastanowienia się nad
nową sytuacją. Stawianie zespołu przed tym faktem na ostatnią chwilę najprawdopodobniej
przysporzy wiele niepotrzebnego zamieszania i stresu. Dobrze jest zorganizować w tej
sprawie zebranie, na którym przedstawi się zespołowi powody i przewidywane zalety zmiany
lokum. Trzeba również liczyć się z tym, że nie każdemu tak poważna zmiana będzie
odpowiadać. Do przeprowadzki warto zaangażować swoich pracowników i podzielić między
nimi zadania, wówczas przy dobrze zorganizowanym zespole, całość powinna przebiegać
płynnie i bez zastrzeżeń.
Dokładne poznanie nowej lokalizacji oraz zastanowienie się nad rozmieszczeniem stanowisk
pracy i urządzeń biurowych to oczywistość. Może warto zapoznać swój zespół z nową
przestrzenią już dużo wcześniej i przykładowo skorzystać z ich sugestii dotyczących
organizacji nowej przestrzeni. Przeprowadzka jest także dobrą okazją do skrupulatnego
przejrzenia wyposażenia firmy. Może się okazać, że część sprzętu nadaje się już tylko do
utylizacji i nie opłaca się go przewozić. Jeśli planujemy skorzystać z usług firmy
przeprowadzkowej, co w przypadku zmiany lokalizacji przedsiębiorstwa może okazać się
wskazane, zróbmy to z minimum dwumiesięcznym wyprzedzeniem.
Każdy ze sprzętów należy dobrze zabezpieczyć, a demontażem mebli niech najlepiej zajmie
się firma przeprowadzkowa. Cenny sprzęt elektroniczny będzie wymagał od nas większej
staranności przy pakowaniu, dlatego już wcześniej warto zakupić folię bąbelkową, rolki
taśmy klejącej, folię typu stretch, pudła kartonowe o różnych pojemnościach, styropianowe
kulki bądź stare gazety do wypełnienia wolnych przestrzeni w pudłach. Co jednak
istotniejsze, to kontrola nad niezbędnymi dla firmy dokumentami. Należy je dokładnie opisać
i odpowiednio spakować, w innym przypadku sami sobie przysporzymy sporo problemów.
Czasami może zaistnieć konieczność, aby niektóre z nich przewieźć w specjalnych,
zaplombowanych opakowaniach.
Myśląc o terminie przeprowadzki, musimy mieć na uwadze to, że zmiana lokum oznacza
najczęściej przestój w pracy firmy. Nie ma się co łudzić, że dopilnujemy całości w jeden
dzień, a w nowym miejscu już pierwszego dnia wszyscy będą funkcjonować tak jak
dotychczas. Dobrym pomysłem na relokację wydaje się więc np. okres wakacji. Należy też
uważać na terminy projektów, do których wykonania się zobowiązaliśmy. Lepiej, żeby
deadline nie wypadał akurat w czasie, gdy musimy pakować zawartość swoich biurek.
